Vastleggen van de verschillende fasen van een overname is een precieze klus. Het kost vaak veel tijd, een schaars goed voor alle betrokken partijen. Technologie heeft het nu voor betrokkenen bij een deal mogelijk gemaakt om die sneller en beter te vast te leggen. Hoe? Door automatisering van transactiedocumenten.

Lees hier hoe het werkt!

Transaction document automation

Het automatisch aanmaken van transactiedocumenten gebeurt online met ‘web-based tools’. Dit betekent gemakkelijk toegang: men hoeft geen programma’s of software te installeren. Gebruikers maken hun eigen documenten in een beveiligde omgeving. En ze doen het door simpelweg vragenlijsten in de document generation tool te beantwoorden.

Hoewel veel transactiedocumenten juridisch van aard zijn, hoeven gebruikers geen juridisch experts te zijn. Klantvriendelijke generation tools gebruiken heldere taal in hun vragenlijsten. Ze geven ook ondersteuning waar dingen wat technischer worden.

“Adviseur of niet, iedereen kan dit zelf!”

Documenten worden dus opgebouwd op basis van antwoorden in vragenlijsten. Goede vragenlijsten zijn interactief. Dit betekent dat het systeem op basis van eerdere antwoorden beslist welke vervolgvragen aan de gebruiker worden gesteld. Waar nodig wordt toelichting gegeven. De gebruiker produceert op die manier een nuttig document met alleen inhoud die relevant is voor zijn situatie.

Alle soorten documenten zijn geschikt voor automatisering en kunnen zowel in concept als tekenklare versie worden geproduceerd. Voorbeelden variëren van documenten in de voorbereidingsfase zoals geheimhoudingsverklaringen (NDA’s), intentieovereenkomsten en vragenlijsten voor boekenonderzoek tot documenten in de transactiefase zoals koopovereenkomsten, maar ook ontslagbrieven en besluiten. Documenten worden meestal geleverd in pdf en in Word of Excel. Hierdoor kunnen gebruikers documenten eenvoudig bijwerken nadat ze zijn gemaakt.

Efficiënter

Stel je eens een vrijdagmiddag voor. Nog gauw een document opstellen op basis van een voorbeeld. Laten we dit document voor het weekend uitsturen!”, zeg je tegen jezelf. Dat lijkt realistisch tot.. deze deal een beetje (of eigenlijk heel erg) anders blijkt dan de vorige keer. Uren extra schrijfwerk liggen in het verschiet!

Met een generation tool kan het gebruikers slechts minuten kosten om documenten van uitstekende kwaliteit te maken. Zowel persoonlijk als zakelijk een goede deal.

“Een goede document generation tool versnelt jouw deal”

Met transaction document automation houden partijen snelheid in het gehele dealproces. Het maakt ook tijd vrij voor onderhandelingen en verdere belangrijke acties. Als aanvulling op andere digitale en geautomatiseerde delen van het dealproces (zoals virtual datarooms), is het geen verrassing dat velen document automation zien als een must-have voor hun transacties.

Nauwkeuriger

Schrijven is een echt vak en het documenteren van een overname is een precieze klus. Handmatig opstellen van transactiedocumenten brengt risico’s met zich mee. Die leiden vaak tot tijdrovende controles en correcties. Soms hebben tekstuele fouten zelfs een negatieve invloed op de deal, vóór en ná de overname.

Met transaction document automation kunnen alle partijen bij de overname er zeker van zijn dat de inhoud van hun documentatie nauwkeurig en foutloos is.

“Foutloos en alle belangrijke clausules staan in je document”

Door de vragenlijst als virtuele checklist te gebruiken, kunnen gebruikers er bovendien op vertrouwen dat alle belangrijke clausules in hun document staan na het invullen van de vragenlijst. Zeker handig voor hen die geen relevante diepgaande kennis hebben. Denk aan een overeenkomst die zijn gemaakt door iemand zonder juridische kennis. Voor velen is dit een reden op zich om met een document generation tool te werken.

Heb je vragen na het lezen van dit blog? Neem hier contact met ons op.